Que es una sala de datos virtual y como podrás utilizarla para tu prosperidad

Salas de datos virtuales aparecen como respuesta a las necesidades de trabajar con operaciones de M&A (fusión y adquisición), que son un tipo de operaciones cuando se transfiere el derecho de administrar la corporación o una de sus partes. Dicha operación requiere operar grandes cantidades de ficheros y archivos, cosa que se hace más fácil de manejar en el espacio virtual. Para ello se crean las salas de datos virtuales.

Cuando no existía la posibilidad de mirar los ficheros necesarios en internet, los clientes y compradores potenciales necesitaban viajar hasta las oficinas de la empresa principal, la cual posibilitaba el acceso a la documentación confidencial. El uso de una sala de datos virtual gracias a sus ventajas adelanta a sus análogos en todos los secure data room aspectos importantes. La incomodidad de este caso es obvia: se debe mandar un trabajador de la empresa a otra localidad, hasta a un otro continente y pagarle el gasto del viaje. Por su parte, el vendedor necesitaba comprar un espacio para tener los ficheros, ya que se trataba de montones de archivos. Si se debía que hacer unas copias de los documentos, se debía pedir permiso por escrito. Lo que era aún más complicado de cumplir, era la seguridad, porque que los datos eran de fácil acceso. Es muy importante cuidar que los archivos confidenciales no se escapen o lleguen a manos de unas terceras personas.

Los archivos se almacenan bien clasificados según las categorias que se asignan. Como conceptos clave en estas salas de datos virtuales, podemos definir comodidad y seguridad. Una sala de datos virtual es una plataforma web cómodamente organizada, que hace posible cumplir con protección de altos niveles y que dispone de muchos especialistas en el servicio de salas de datos. El funcionamiento de una sala de datos virtual permite un proceso de trabajo simultáneo con más compañías afiliadas, que incrementa las probabilidades de éxito en el mercado. Hoy en día esta manera de trabajar con la documentación ya se ha hecho algo del pasado. Salas virtuales fueron creadas como una respuesta eficaz a exigentes necesidades de las corporaciones.

Si se imagina a una sala de datos como algo difícil y muy especializado, puede relajarse, ya que este instrumento virtual se adapta a los deseos del que la contrata. Los dos andan muy juntos, ya que cuando se comienza el trabajo con una sala virtual, el derecho de entrada se asigna sólo a el personal autorizado, que se puede cambiar o redactar, hasta documento por documento. Se puede establecer restricción por horario o IP, algunos proveedores ofrecen hasta varios niveles de autorización, por lo que puede estar seguro de que sus informes no llegarán a parar en manos no indeseadas. El interfaz suele ser bastante fácil de aprender, en 15 minutos ya estará preparado para utilizarlo. Los principales del sector prometen proporcionarsoluciones personalizadas no sólo en lo que se refiere al dinero, pero también en las opciones, la funcionalidad, acceso, organización. Y, claro, a todas horas puede contar con la ayuda de un asistente autorizado para qualquier cuestión que surge.

Según los datos de iDeals Solutions, las salas de datos virtuales se utilizan más frecuentemente en las siguientes acciones que requieren proteger la información confidencial:

  • análisis y presentación de los informes
  • creación de un archivo completo de documentos
  • actividades de auditoría
  • acuerdos de M&A
  • selección y preparación de datos para los inversores
  • Está claro que puede seguir utilizando una sala da datos tradicional, pero en el mundo industrial y globalizado la mejor opción será utilizar los últimos avances tecnológicos que garantizan comodidad, seguridad, soluciones configuradas para los clientes y que facilitan de manera significante el manejo de datos y trabajo con los datos más importantes.